Gantt Şeması Nedir?
Gantt şeması nedir sorusuna; bir projenin yönetilmesinde kullanılan, projenin iyi ve kaliteli bir şekilde yönetilmesine yardımcı olan bir çeşit zaman grafiği türüdür, şeklinde yanıt verilebilir. Bir başka deyişle, bu şema ile birlikte proje oluşumunda izlenecek adımların zaman çizelgesi yapılmış olur. Gantt şeması, projenin oluşum sürecinde takip edilerek de projenin hangi adımında olunduğu ve daha sonraki sürecin ne olacağı daha kolay bir şekilde belirlenir. Bu şema türünde temel olarak 2 bölüm vardır. Bölümlerden biri 'görev listesi' diğeri ise 'zaman çizelgesi'dir. Görev listesi, şemanın sol tarafında yer alır ve satırlardan oluşur. Bu kısımda, proje kapsamında tamamlanacak görev tanımları veya yapılacaklar yer alır. Zaman çizelgesinde yer alan tarih aralığı ise, şemanın sağına doğru üst kısmında yer alır. Ayrıca, görev listesinde yer alan görevlerin ne kadar zamanda yapılacağı Gantt şemasının sağ tarafında doğru çizgi grafiği oluşturularak belirlenir. Bu çizgi grafiği, Gantt şemasında bir çubuk olarak da karşınıza çıkabilir. Şemada bulunan çubukların sol kısımları, ilgili görevin başlangıç tarihini gösterirken, çubuğun sağ tarafı görevin bitiş tarihini gösterir. Kısacası, bu görev listesi ve zaman çizelgeleri kullanılarak Gantt şeması oluşturulur ve proje yönetimi daha kolay bir hal alır.
Gantt Şemasının Geçmişten Günümüze Gelişi
Gantt chart olarak da bilinen Gantt şeması, makine mühendisi Henry Gantt tarafından oluşturulan bir proje yöntemi araçlarından biridir. Bu şema 1910'da ortaya çıkmış ve 1920'lerde dünya çapında çok ses getirmiştir. Ayrıca, proje yöneticileri tarafından araştırılmaya başlamıştır. Gantt şemasının ilk kullanıldığı projelerden biri Hoover Barajı projesi olmuştur. Daha sonraki zaman diliminde, büyük projelerin zaman çizelgelerinin oluşturulmasına büyük bir katkı sağladığı keşfedildiği için sık sık kullanılmaya devam ederek günümüze ulaşan bir şema çeşididir. Günümüzde ise, bilgisayar kullanımının yaygınlaşması ve proje zaman yönetiminin kaliteli bir şekilde yapılması çok önemli olduğu için birçok proje yöneticisi tarafından tercih edilen bir şema türüdür. Bilgisayar kullanımının yaygınlaşması ve yazılım dalının gelişmesi bu şemanın artık daha kolay oluşturulabilmesine olanak sağladı. Ayrıca, birçok yazılım, uygulama ve internet araçları sayesinde bu şema türüne ulaşım oranı ve şemayı kullanma oranı arttı.
Gantt Şeması Nasıl Oluşturulur?
Gantt şeması oluşturmak için birkaç farklı yol izleyebilirsiniz. İzleyebileceğiniz yollardan biri, hazır şablona sahip olan Gantt şeması bularak kendi projenize uyarlamanızdır. İnternet üzerinde ücretli veya ücretsiz birçok Gantt şeması bulabilirsiniz. Bu şemaların sol tarafında yer alan görev listesi kısmına kendi projenizde olan görevleri sıralayarak şemanızı oluşturmaya başlayabilirsiniz. Daha sonra, yukarıda bulunan zaman çizelgesi kısmına projende var olan görevleri böleceğiniz ayları veya haftaları sıralayabilirsiniz. Bunu da yaptıktan sonra, proje görevlerinin hangi tarihte başlayıp ne kadar süreceğini veya görevin bitiş tarihini belirleyerek bir nevi çizgi grafiği oluşturabilirsiniz.
Bunu yaparken çeşitli yazılım programlarından yardım alabilirsiniz. Gantt şeması oluştururken izleyebileceğiniz başka bir yol ise Excel veya Google uygulamaları üzerinden şema oluşturmaktır. Bu yolu inceleyerek daha hızlı ve kolay bir şekilde şemanızı oluşturabilirsiniz. Detaylı bir şema oluşturmak istiyorsanız ve daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız çeşitli video izleyerek şemanızı oluşturmaya bir adım daha yaklaşabilirsiniz. Bunun yanında, bir uzmana danışarak da Gantt şemanızı oluşturabilir veya ondan oluşturmasını isteyebilirsiniz. Ayrıca, çeşitli uygulamalar indirerek Gantt şeması benzeri grafikler kullanabilir ve zaman çizelgenizi bu uygulamalar üzerinden yönetebilirsiniz.
Gantt Şeması Hangi Alanlarda ve Sektörlerde Kullanılır?
Gantt şeması, proje yönetimini kolaylaştırdığı ve projenin daha kaliteli bir şekilde izlenmesini sağladığı için kullanım alanı birçok sektöre dağılmıştır. Bir başka deyişle, birçok iş dalı projelerinin zaman çizelgesini oluşturmak için Gantt şemasını kullanır. Genel olarak şu sektörlerde ve alanlarda bu şemanın kullanımı yaygındır;
- Hizmet yönetimi
- İnşaat projeleri
- Proje çizelgeleme
- Bütçe yönetimi planlanması
- Bütçe yönetimi analizi
- Üretim ve imalat
- AR-GE projeleri
- Pazarlama ekipleri
- Yazılım geliştirme
- Mühendislik firmaları
Bu alanların ve sektörlerin yanında kişilerin bireysel başarısını değerlendirme, akademik başarı kazanma ve çeşitli zaman planlama işlerinde de kullanılan bir şema türüdür. Ayrıca, şirketlerin çalışan performanslarını değerlendirme veya denetleme gibi işlerde de kullanılır. Gantt şemasının kullanıldığı alanlardan biri de etkinlik planlamadır. Örneğin, çeşitli eğlence organizasyonlarının zamanında gerçekleştirilebilmesi için kullanılabilir.
Gantt Şemasını Ne Zaman Kullanabilirsiniz?
Gantt şeması genellikle firmalar ve şirketler tarafından yoğunlukla kullanılmasına rağmen kendi işleriniz için de bu şemayı kullanabilirsiniz. Bu şemayı, bir projeye sahipseniz ve basit bir planlama listesinden daha detaylı bir liste oluşturmanız gerekiyorsa veya projenizin zaman çizelgesini net bir şekilde belirlemek istiyorsanız kullanabilirsiniz. Gantt şemasını, kullanabileceğiniz durumlar şunlar olabilir;
- Proje ödeviniz uzunsa ve teslim tarihine yetiştirmeniz gerekiyorsa,
- Birçok insanın veya grubun bir iş veya proje için koordine edilmesi gerekiyorsa,
- Patronunuz veya müşteriniz sizden projenizin çizelgesini görmek istiyorsa,
- Yapacağınız proje karmaşık görevlerden oluşuyorsa,
- Ekip üyeleri aynı anda birden fazla proje üzerinde çalışıyorsa ve sizin de onların iş yüklerini yönetmeniz gerekiyorsa,
- Kaynaklarınız sınırlıysa veya kaynağınıza erişim sağlayabilmeniz zaman alıyorsa,
Gantt şeması kullanarak hem kendi iş yükünüzü azaltıp hem de zaman çizelgesi üzerinden proje adımlarını inceleyebilirsiniz. Ayrıca, çevrenizde proje yönetiminde sorun yaşayan varsa Gantt şeması kullanmasını önererek projesine zaman çizelgesi oluşturmasına yardımcı olabilirsiniz. Böylece, yakınlarınıza yardımcı olurken Gantt şeması oluşturup deneyimlerinize daha fazla tecrübeler de ekleyebilirsiniz.
Gantt Şemasını Kendinize Göre Nasıl Özelleştirebilirsiniz?
Gantt şemasını kendi isteklerinize ve kendi göz zevkinize göre düzenlemek isteyebilirsiniz. Bunun için yapabileceğiniz birtakım şeyler vardır. Bunun için, ilk olarak Gantt şemasının şablonunu buna göre seçebilirsiniz. Seçeceğiniz şablonun yazı tiplerini inceleyerek göz zevkinize uyanı bulabilirsiniz. Ayrıca, menüde bulunan 'Renklendir' butonunu kullanarak, şablonunuzun rengini seçerken çeşitli renk kategorilerini göz önünde bulundurabilirsiniz. Daha canlı ve sevimli bir görünüm elde etmek için, pembe, mor, yeşil veya turuncu gibi renklere sahip şablonları kullanabilirsiniz. Eğer ki, ciddi ve klas görünümlü bir Gantt şeması istiyorsanız da gri, siyah ve lacivert gibi tonların bulunduğu şablonları seçebilirsiniz. Yalnızca şemanın görünüşünü değil, şemanın teknik özelliklerini de kendinize göre özelleştirebilirsiniz. Menüde bulunan 'Tarihe göre sırala' butonunu kullanarak oluşturduğunuz görevleri tarihlerine göre sıralayabilirsiniz. Ayrıca, şemanızı indirirken haftalık veya günlük seçeneklerinden dilediğinizi seçerek belli bir zaman aralığındaki proje hareketlerinizi inceleyebilirsiniz. Bu adımları takip ederek kendi zevkinize göre oluşturduğunuz şemayı hızlı bir şekilde kullanmaya başlayabilirsiniz.
Gantt Şeması Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
Gantt şeması kullanımı, proje yöneticilerine birçok avantaj sağlar. Bu avantajların başında, şema ile birlikte iyi bir zaman çizelgesi oluşturulabildiği için projenin detaylı ve kaliteli bir şekilde yürütülmesi vardır. Ayrıca, bu şema çeşidi kullanılarak proje adımları titiz bir şekilde takip edilebilir. Proje adımlarının detaylı takip edilebilmesi ise, proje sonunda iyi ve temiz bir iş çıkmasına yol açar. Bunlar dışında Gantt şemasının kullanım avantajları şunlardır;
- Projenize genel bir bakış sağlar.
- Projenin tüm adımları sırayla yazıldığı için ilerleme daha kolay kaydedilebilir.
- Projedeki tüm görevlerin belli bir başlangıç ve bitiş tarihleri olduğu için planlama yapmanız daha kolaylaşır.
- Görevlerin belli bir süresi olduğu için verimlilik artar.
- Projenin süreç takibi daha verimli bir şekilde yapılabilir.
- Planlamayı doğru bir şekilde yaparak birkaç farklı projeye aynı anda çalışılmasını veya yönetilmesini sağlar.
- Kaydedilen ilerlemeyi herkes görebilir ve projede çalışanların daha motive bir şekilde işlerine odaklanmalarını sağlar.
- Basit bir kullanımı olduğu için kolaylıkla anlaşılabilir ve basit bir şekilde proje incelenebilir.
Bunların yanında, projenin çeşitli bölümlerinin görselleştirilmiş planlarını sunduğu için kolaylıkla takip edilebilir ve basitçe değerlendirilebilir. Aynı zamanda, proje parçalara ayrıldığı için her görev ayrı ayrı detaylandırılabilir ve üstüne daha fazla düşünülebilir. Başka bir deyişle, projenin bölümleri hakkında farklı stratejiler geliştirilebilir. Her görev zaman çizelgesine yerleştirildiği için kaynak kullanımının da doğru ve düzenli bir şekilde dağıtılmasını sağlar. Bunlara ek olarak, projenizin sunumunu patronlarınıza veya iş ortaklarınıza yapacaksanız, sunumunuzun daha kaliteli ve verimli geçmesini sağlar. Kısacası, Gantt şeması kullanmanızın birçok yönden size getireceği artılar olur.
Gantt şeması ile ilgili sıkça sorulan sorular
Gantt şemasının başka bir adı var mı?
Gantt şemasının sıklıkla kullanılan diğer isimleri, Gantt chart ve Gantt diyagramıdır. Bu kelimelerin hepsi aynı anlama gelir ve proje yönetiminde zaman çizelgesi oluşturmakta kullanılır.
Gantt şemasını yorumlamak için herhangi bir eğitime ihtiyacım var mı?
Gantt şemasını yorumlamak için herhangi bir eğitim almanıza gerek yok. Şemanızı kendi projenize göre uyarladıktan sonra atadığınız görevlerin bitiş tarihlerini göz önünde bulundurarak proje yönetiminizi yapabilirsiniz. Ayrıca, bir sonraki görevin başlangıç tarihini hızlı bir şekilde göreceğiniz için yapılacak işleri bu tarihlere göre kolaylıkla ayarlayabilirsiniz.
Gantt şeması kullanmam projem için iyi bir seçenek mi?
Gantt şemasını kullanarak proje yönetiminizi çok daha iyi ve kaliteli bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Bu şema sayesinde projenizin zaman çizelgesini çok iyi bir şekilde yapabilirsiniz ve böylece projenin adımlarını tek tek düzenli bir şekilde zamanında inceleyebilirsiniz.
Gantt şemasını kendi isteklerim doğrultusunda özgünleştirebilir miyim?
Bu şemayı kendi isteklerinize göre çeşitli şekillerde değiştirebilirsiniz. Şemanın renklerini veya görünüm özelliklerini değerlendirerek gönlünüzden geçen özellikleri seçebilirsiniz.
Gantt şemasını kullanmak zor mu?
Bu şemayı kullanmak çok kolaydır. Aynı zamanda, şemanın yorumlanması ve projenin takibini de incelemeler yaparak basit bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
Gantt şemasını kullanmanın zor veya olumsuz olabileceği durumlar var mıdır?
Birkaç yıl sürecek olan projelerin veya karmaşık bileşenlerden oluşan projelerin Gantt şeması kullanılarak proje takibi yapılması zor ve yorucu olabilir.
Kaynaklar :
https://www.cloudyflex.com/blogs/post/gantt-semasi-nedir-nasil-olusturulur
https://www.argenova.com.tr/gantt-cizelgesi-nedir-nasil-kullanilir
https://help.planports.com/Blog/Post/gantt-chart-nedir
https://www.aysegulyildirimkaptanoglu.com/rsmlr/dosya/TEMEL%20PROJE%20Y%C3%96NET%C4%B0M%C4%B0_%20NOTLAR_1.pdf
https://omnifactors.com/blog/gantt-semalari-hakkinda-bilmeniz-gereken-her-sey/
https://www.teamgantt.com/what-is-a-gantt-chart#:~:text=Gantt%20charts%20are%20used%20in,heard%20of%20a%20gantt%20chart.
https://business.adobe.com/blog/basics/what-is-a-gantt-chart
.png)
